Stripe-Chargebacks buchen: Dispute, Gebühr, Umsatzsteuer

In der Praxis gibt es zwei Wege, den einbehaltenen Betrag zu buchen — beide korrigieren die Umsatzsteuer, sie unterscheiden sich in der Darstellung.

Erlösminderung. Der Betrag wird wie eine Erstattung gegen das Erlöskonto des ursprünglichen Umsatzes gebucht, also 8400/4400 bei 19 % oder 8300/4300 bei 7 %. Weil das Automatikkonten sind, berichtigt DATEV die Umsatzsteuer mit dem richtigen Satz. Das passt gut, wenn der Kauf rückabgewickelt wird oder der Kunde zum Beispiel die Ware nie erhalten hat. Voraussetzung ist, dass du weißt, zu welchem Umsatz und Steuersatz der Dispute gehört.

Forderungsverlust. Hast du geliefert und der Kunde holt sich das Geld trotzdem zurück, ist das wirtschaftlich ein Ausfall. Dafür gibt es die Automatikkonten „Forderungsverluste 19 % USt“, 2406 im SKR03 und 6936 im SKR04. Sie zeigen den Verlust als Aufwand und korrigieren zugleich die Umsatzsteuer. Im Monatsbeispiel von „Stripe in DATEV buchen“ ist der verlorene Dispute genau so gebucht.

Welche Darstellung für deinen Abschluss gilt, legt deine Kanzlei fest. Wichtig ist nur, dass der Betrag nie auf einem gewöhnlichen Aufwandskonto ohne Steuerfunktion landet — sonst bleibt die Umsatzsteuer auf einem Umsatz stehen, für den du kein Geld bekommen hast.

Die Umsatzsteuer richtet sich nach dem vereinbarten Entgelt. Ändert sich die Bemessungsgrundlage, musst du die geschuldete Steuer berichtigen (§ 17 Abs. 1 UStG). Für Chargebacks sind zwei Fälle aus § 17 Abs. 2 UStG relevant: Das Entgelt ist uneinbringlich geworden (Nr. 1), oder die Leistung wurde rückgängig gemacht (Nr. 3).

Uneinbringlich heißt: Du hast geliefert, aber das Geld kommt endgültig nicht. Ein verlorener Dispute über eine erbrachte Leistung ist ein typischer Anwendungsfall. Bei einem offenen Dispute ist der Ausgang dagegen noch ungewiss. Wann genau die Berichtigung vorzunehmen ist, hängt vom Einzelfall ab — deshalb sprich mit deiner Kanzlei ab, ob du die Steuer schon bei Eröffnung korrigierst oder den Betrag bis zur Entscheidung auf einem Zwischenkonto ohne Steuerwirkung parkst.

Kommt das Geld später doch, etwa weil du den Fall gewinnst oder der Kunde ihn zurückzieht, sind Steuerbetrag und Vorsteuerabzug erneut zu berichtigen (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG). Buchst du die Rückzahlung über dasselbe Automatikkonto zurück, passiert das automatisch. Steuerfreie Umsätze — etwa Reverse Charge an EU-Unternehmer — haben keine deutsche Umsatzsteuer; ihr Chargeback mindert das steuerfreie Erlöskonto.

Variante A — Steuersatz bekannt, als Erlösminderung:

Variante B — als Forderungsverlust:

Konten SKR03, SKR04 in Klammern. * Die Anfechtungsgebühr ist eine Stripe-Gebühr aus Irland — beim verbreiteten § 13b-Weg mit Steuerschlüssel wie die übrigen Gebühren, siehe Stripe-Gebühren buchen.

In beiden Varianten sinkt die Umsatzsteuer um 9,50 € (19 % aus 59,50 €), und das Verrechnungskonto verliert 79,50 € — genau so viel, wie Stripe vom Guthaben abgezogen hat.

Konten SKR03, SKR04 in Klammern. Ob und in welcher Höhe Stripe Gebühren erstattet, steht als eigene Zeile in der Guthabenhistorie — gebucht wird der tatsächliche Betrag. Laut Stripe ist die Anfechtungsgebühr selbst nicht erstattungsfähig (außer in Mexiko); zurückkommen kann vor allem die Widerspruchsgebühr. * § 13b-Schlüssel beim verbreiteten § 13b-Weg; die Erstattung storniert Umsatzsteuer und Vorsteuer über die Buchungsrichtung.

Die Rückbuchung läuft über dasselbe Konto wie die Belastung. Damit ist der Forderungsverlust aufgehoben und die Umsatzsteuer wieder in voller Höhe geschuldet. Liegt der Monat der Belastung schon festgeschrieben in DATEV, buchst du die Rückzahlung im Monat der Gutschrift — so wie sie auch in der Guthabenhistorie steht.

• Den Dispute gar nicht buchen. Das Geld fehlt im Stripe-Guthaben, das Verrechnungskonto geht nicht mehr auf, und der Umsatz steht mit voller Umsatzsteuer in den Büchern, obwohl kein Entgelt geflossen ist.
• Den Betrag als Aufwand ohne Steuerkorrektur buchen. Auf einem normalen Aufwandskonto bleibt die Umsatzsteuer stehen. Ein Forderungsverlust gehört auf ein Konto, das die Steuer berichtigt — oder als Erlösminderung auf das Erlöskonto.
• Mit dem falschen Steuersatz korrigieren. War die ursprüngliche Zahlung ein 7-%-Umsatz, darf der Chargeback nicht 19 % zurückholen. Und ein steuerfreier Reverse-Charge-Umsatz hat gar keine Steuer, die korrigiert werden könnte.
• Die gewonnene Rückzahlung als neuen Umsatz buchen. Der zurückgeholte Betrag ist kein neuer Verkauf, sondern die Umkehr der Korrektur — über dasselbe Konto, auf dem der Dispute gebucht wurde.
• Den Zeitversatz vergessen. Ein Dispute aus dem März kann im Mai entschieden werden. Wer Monate schon festgeschrieben hat, bucht die Rückzahlung im Monat der Gutschrift — nicht rückwirkend.