ZUGFeRD oder XRechnung? Der Unterschied

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßstab ist die europäische Normenreihe EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung als Datenfelder enthalten muss — vom Rechnungsdatum über die Positionen bis zur Steueraufschlüsselung. Jedes Feld hat eine Kennung, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer oder BT-10 für die Käuferreferenz.

ZUGFeRD und XRechnung sind zwei deutsche Umsetzungen dieser Norm. Das Bundesfinanzministerium nennt beide ausdrücklich: Die XRechnung erfüllt die Anforderungen, ZUGFeRD ebenfalls — ab Version 2.0.1 und mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL. Welches zulässige Format du verwendest, ist nach dem BMF-Schreiben eine zivilrechtliche Frage, die du mit deinem Kunden klärst. Wann die Pflicht für dich gilt, erklärt unser Artikel E-Rechnung für Online-Händler.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und wird vom FeRD herausgegeben. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF im Archivformat PDF/A-3, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Das BMF nennt so etwas ein hybrides Format: ein menschenlesbarer Teil (das PDF) und ein strukturierter Teil (das XML) in einer einzigen Datei. Das XML nutzt die Syntax CII (Cross Industry Invoice) von UN/CEFACT. Technisch nahezu identisch ist das französische Format Factur-X.

Der große Vorteil: Für den Empfänger ändert sich wenig. Er öffnet das PDF wie gewohnt, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten aus dem XML. Deshalb ist ZUGFeRD im B2B weit verbreitet — gerade bei Kunden, die noch keine vollautomatische Rechnungsverarbeitung haben.

Die Profile — und welche zählen

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Nicht jedes Profil ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes:

Wichtig ist außerdem, dass PDF und XML dasselbe sagen. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist der Vorsteuerabzug nur aus dem strukturierten Teil möglich. Weicht der Bildteil inhaltlich ab — etwa bei Betrag oder Leistungsbeschreibung —, kann er als weitere Rechnung gelten. Kleine technische Abweichungen wie Rundungsdifferenzen oder eine gekürzte Darstellung beanstandet die Finanzverwaltung nicht.

Die XRechnung ist der Standard, den Bund und Länder für die öffentliche Verwaltung festgelegt haben. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bild — wahlweise in der Syntax UBL 2.1 oder CII. Sie ergänzt die EN 16931 um nationale Geschäftsregeln, eine sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification). Aktuell gilt XRechnung 3.0; die KoSIT hat eine Vorversion von 4.0 veröffentlicht, die Version 3.0 bleibt nach ihren Angaben aber bis mindestens Ende Juli 2027 in Kraft.

Weil kein PDF dabei ist, braucht ein Mensch einen Viewer, um die Rechnung zu lesen. Das ist bei Behörden kein Nachteil: Dort werden Rechnungen über Eingangsplattformen oder Postfächer automatisch verarbeitet.

Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern

Für Aufträge des Bundes schreibt die E-Rechnungsverordnung (ERechV) grundsätzlich den Standard XRechnung vor; ein anderer Standard ist nur zulässig, wenn er der europäischen Norm entspricht. Pflichtangabe neben den umsatzsteuerlichen Bestandteilen ist unter anderem eine Leitweg-ID. Ausgenommen sind etwa Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 €. Die Länder haben eigene Regelungen, die sich im Detail unterscheiden — maßgeblich ist, was dein Auftraggeber verlangt. Wie die Leitweg-ID aufgebaut ist und wo sie hingehört, erklärt unser Artikel Leitweg-ID.

Die Wahl hängt fast immer vom Empfänger ab, nicht von dir. Diese Faustregeln decken die meisten Fälle ab:

• Kunde ist ein Unternehmen im Inland: ZUGFeRD im Profil EN 16931. Dein Kunde bekommt ein vertrautes PDF, seine Software die Daten.
• Kunde ist eine Behörde, Kommune oder öffentliche Einrichtung: XRechnung mit der Leitweg-ID aus dem Auftrag — und den Übermittlungsweg vorab erfragen.
• Kunde verlangt ausdrücklich ein Format: Dann gilt diese Vereinbarung, solange das Format zulässig ist.
• Kunde ist eine Privatperson oder sitzt im Ausland: Keine deutsche E-Rechnungspflicht — PDF bleibt möglich.
• Du bist Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Du darfst E-Rechnungen ausstellen, musst aber nicht. Details im Artikel zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Wer Kunden aus beiden Welten hat, braucht ein Werkzeug, das je Kunde das passende Format erzeugt — statt eines starren Kontostandards. Und auf der Empfängerseite gilt: Seit 2025 musst du beide Formate annehmen können. Was das praktisch heißt, steht in E-Rechnungen empfangen und prüfen; die Sonderregeln für kleine Unternehmen in E-Rechnung für Kleinunternehmer.