PayPal in DATEV buchen: Geldkonto, Gebühren, Abbuchungen

PayPal zieht die Gebühr direkt beim Zahlungseingang ab. Dein Erlös bleibt trotzdem der volle Betrag der Rechnung; die Gebühr buchst du als eigenen Aufwand auf „Nebenkosten des Geldverkehrs“. Daneben gibt es laut PayPal-Gebührenübersicht weitere Gebühren, etwa bei Kartenrückbuchungen oder Konflikten. Die Standard-Abbuchung auf dein Bankkonto ist ohne Währungsumrechnung kostenlos.

Umsatzsteuerlich ist Vorsicht angebracht. PayPal weist auf den Gebühren keine Umsatzsteuer aus. Verbreitet werden sie als steuerfreie Umsätze im Zahlungs- und Überweisungsverkehr eingeordnet (§ 4 Nr. 8 Buchst. d UStG). Dann gibt es keine Vorsteuer, und weil die Leistung steuerfrei ist, entsteht auch über die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG) keine Steuer. Ganz geklärt ist die Frage aber nicht: Nach der Rechtsprechung (EuGH, Rs. C-5/17; BFH, V R 4/19) ist nur befreit, was die wesentlichen Funktionen einer Zahlung erfüllt, und manche Kanzleien wenden auch bei PayPal § 13b an. Bei Stripe ist dagegen § 13b die verbreitete Praxis — siehe Stripe-Gebühren buchen. Lass dir die Einordnung je Anbieter von deiner Kanzlei festlegen — sie bestimmt den Steuerschlüssel in DATEV.

Konten SKR03, SKR04 in Klammern; „PayPal“ steht für das Finanzkonto, das deine Kanzlei festlegt. Die Erlöskonten sind in DATEV Automatikkonten, deshalb kein BU-Schlüssel. * Kein Vorsteuerabzug; den Schlüssel legt deine Kanzlei fest.

Die Probe: Auf das PayPal-Konto gehen 119,00 + 238,00 + 3,00 = 360,00 € zu und 3,50 + 6,80 + 119,00 + 200,00 = 329,30 € ab. Der Bestand von 30,70 € muss dem Guthaben laut PayPal-Kontoauszug am Monatsende entsprechen. Anders als beim Stripe-Verrechnungskonto muss er nicht null sein — PayPal ist ein echtes Guthaben. Auf dem Erlöskonto bleiben 238,00 €, als Gebührenaufwand 7,30 €.

Für den Weg der Daten gibt es zwei verbreitete Varianten. Erstens den DATEV Zahlungsdatenservice für PayPal: Das PayPal-Konto wird im Rechnungswesen ähnlich einem Bankkonto angelegt, die Transaktionen stehen täglich in der DATEV-Cloud und werden wie beim elektronischen Bankbuchen verarbeitet. Das richtet in der Regel deine Kanzlei ein.

Zweitens den Bericht aus PayPal selbst: Unter „Aktivitäten“ lassen sich Transaktionen als CSV herunterladen, außerdem gibt es monatliche Kontoauszüge. Die CSV enthält je Transaktion Brutto, Gebühr und Netto — daraus lassen sich die Buchungssätze oben ableiten. Achte darauf, dass jeder Monat lückenlos exportiert wird und noch ausstehende Transaktionen nicht doppelt auftauchen. Wie du den Saldo eines Zahlungsanbieters nachweist, zeigt Stripe-Auszahlungen abstimmen.

• Nur die Abbuchungen auf der Bank buchen. Dann fehlen Erlöse, Gebühren, Rückzahlungen und alle Einkäufe, die direkt vom PayPal-Guthaben bezahlt wurden. Das PayPal-Konto gehört vollständig in die Buchhaltung.
• Erlöse netto nach Gebühr buchen. Das Saldierungsverbot (§ 246 Abs. 2 HGB) verlangt den Erlös in voller Höhe und die Gebühr als eigenen Aufwand.
• Vorsteuer aus PayPal-Gebühren ziehen. PayPal weist auf den Gebühren keine Umsatzsteuer aus. Ein Steuerschlüssel mit Vorsteuer wäre hier falsch.
• Den Saldo nie abstimmen. Der Bestand des PayPal-Kontos in der Buchhaltung muss am Monatsende zum Guthaben laut PayPal-Kontoauszug passen. Jede Differenz zeigt eine fehlende oder doppelte Buchung.
• Fremdwährungen ignorieren. Hältst du Guthaben in anderen Währungen, entstehen bei Umrechnungen eigene Bewegungen und Kursdifferenzen. Kläre mit deiner Kanzlei, ob dafür ein eigenes Konto je Währung nötig ist.